Veja como ter sucesso na comunicação a distância

Headway/Unsplash Comunicação a distância se tornou padrão na pandemia

Não tem mais volta. Ainda que algumas empresas insistam nas atividades presenciais durante toda a semana, ou em sistema híbrido, a comunicação a distância veio para ficar. Não se admite mais um gerente ou diretor de uma empresa de Porto Alegre, por exemplo, viajar até Fortaleza para participar de uma reunião de duas horas. Para alguém se locomover de um ponto a outro do país, precisará se ausentar do seu local de trabalho por dois ou três dias. Os gastos com transporte, hospedagem, alimentação, em muitas situações, começam a se tornar inviáveis. Sem contar o custo do profissional, que não estará presente em sua base de atuação. Por isso, fazer reuniões a distância é cada vez mais comum. Vamos analisar alguns cuidados simples para que essa comunicação a distância seja eficiente e produtiva.

1 – Relevância. As reuniões a distância se tornaram mais frequentes. A boa participação do profissional pode ser de fundamental importância para a sua carreira.

Sugestão: Conheça todas as plataformas e aplicativos para reuniões online disponíveis. Treine bastante para ter o domínio total dos recursos, de tal forma que possa se concentrar apenas na fala e no conteúdo da apresentação.

2 – Relevância. A reunião remota exige ainda mais preparo que as presenciais. Todos os detalhes precisam ser considerados.

Sugestão: Quando a reunião for realizada em casa, tenha cuidado com o sigilo das informações. Cuide para que a conversa tenha o máximo de privacidade, como se acontecesse em uma sala de reunião. Observe se os fones de ouvido não estão com volume muito elevado.

3 – Relevância. As pessoas estão acostumadas com vídeos de boa qualidade, especialmente nos programas de televisão, por isso têm expectativa de boas gravações. Uma produção descuidada pode passar a impressão de que o conteúdo também é ruim.

Sugestão: Capriche na qualidade dos vídeos. Participe de cursos que orientem como fazer boas gravações, que se aproximem das profissionais. Cuide do cenário. Use bons equipamentos. Quando errar durante a gravação, repita quantas vezes forem necessárias até que o erro seja eliminado. Use tripé para câmera. Fale com naturalidade, mas também com energia.

4 – Relevância. As pessoas estão cada vez mais ocupadas, por isso exigem objetividade. Especialmente nas reuniões a distância o cuidado com a concisão deve ser observado.

Sugestão: Se você estiver conduzindo a reunião, cuidado para não perder tempo com assuntos desnecessários. A capacidade de concentração dos ouvintes é limitada, e, em ambientes virtuais, esse tempo se torna ainda mais restrito. Tenha uma boa pauta e, no final, prepare uma ata da forma mais completa possível, para que no próximo encontro não se perca tempo com assuntos que já foram discutidos.

5 – Relevância. Manter a câmera aberta ou fechada é uma dúvida bastante comum. Como a maioria ainda não está muito familiarizada com o uso dos equipamentos, alguns não sabem como agir nessas circunstâncias.

Sugestão: Se a câmera estiver aberta, não se esqueça da comunicação visual. Às vezes, por se sentir desconfortável, a pessoa olha para baixo, mexe nos papéis e esquece de manter o contato visual com os outros participantes da reunião. Por isso, não se esqueça de olhar para a câmera.

Se a câmera estiver desligada, procure desenvolver a comunicação de forma mais dinâmica e envolvente. Essa apresentação mais expressiva ajudará a conquistar e a manter a atenção dos ouvintes. Trabalhe bem o volume da voz e a velocidade da fala, para que o ritmo seja atraente. Outro bom recurso é o de fazer perguntas durante a reunião para que todos interajam o maior tempo possível. E, afinal, a câmera deve ficar aberta ou fechada? Na vida corporativa, se o chefe estiver com a câmera aberta, é um bom sinal para que os outros ajam da mesma maneira. Se, ao contrário, ele estiver com a câmera fechada, os outros também poderão permanecer assim. 

Observe também a recomendação da empresa. Algumas organizações, para manter sigilo, exigem que seus profissionais participem das reuniões com as câmeras fechadas. Nesse caso não há o que discutir – a regra deve ser seguida. Se você estiver bem preparado sobre os temas que serão discutidos na reunião, conversar de maneira animada quando tiver de participar, olhar para a câmera quando falar, encontrar um local que possa garantir a privacidade e observar a qualidade do cenário que aparecerá para os outros participantes, estará em condições de se sair bem na comunicação a distância. Siga pelo Instagram: @polito.

*Esse texto não reflete, necessariamente, a opinião da Jovem Pan.