O mercado de viagens corporativas encerrou 2025 com faturamento recorde de R$147,8 bilhões, alta de 6,3% em relação aos R$139 bilhões registrados no ano anterior. Foi o maior resultado da série histórica iniciada em 2011. Para 2026, a projeção mais recente é de R$ 158 bilhões, crescimento estimado de 7%.

Os números fazem parte do Levantamento de Viagens Corporativas, realizado pela FecomercioSP em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas, a Alagev. O indicador considera gastos com serviços relacionados às viagens a negócios, entre eles transporte, hospedagem, eventos corporativos e culturais, agências e operadoras.

O avanço desse mercado acompanha a presença dos encontros presenciais na agenda das empresas. Feiras, convenções e eventos corporativos são usados para apresentar produtos, encontrar clientes, prospectar negócios e fortalecer marcas. À medida que os investimentos aumentam, porém, uma pergunta ganha importância: como saber se o dinheiro aplicado realmente trouxe retorno?

Uma participação bem-sucedida ainda costuma ser associada a espaços cheios, número de contatos e repercussão nas redes sociais. Esses indicadores mostram alcance, mas dizem pouco sobre o resultado financeiro obtido.

A conta começa antes do evento. Para decidir se vale a pena participar, a empresa precisa conhecer quem estará presente e avaliar se esse público corresponde ao perfil de cliente que pretende alcançar. Cargo, setor de atuação, poder de decisão e capacidade de compra podem dizer mais sobre o potencial comercial de uma feira do que o número de inscritos.

“O evento não deve ser tratado apenas como uma ação institucional, mas como um projeto com objetivos mensuráveis”, afirma Felipe Oliveira, contador, advogado e especialista em tributação empresarial.

O objetivo pode ser vender, conquistar clientes, fortalecer o relacionamento com a carteira atual, lançar um produto ou abrir novas oportunidades comerciais. Essa definição interfere no orçamento, no formato da participação e na estrutura necessária.

Quando a empresa decide ter um espaço próprio, entra outra questão: como transformar a área disponível em um ambiente que favoreça o contato com o público.

“A diferença está na estratégia. Uma cenografia bonita chama a atenção, mas uma estratégica é pensada para atrair o público certo, comunicar os valores da marca, facilitar demonstrações de produtos e gerar oportunidades de negócio”, diz Mateus José Olímpio de Souza, cenógrafo especializado em grandes eventos.

Segundo ele, um dos problemas mais frequentes ocorre quando a cenografia entra no projeto depois que decisões importantes já foram tomadas. Com espaço, formato e orçamento definidos, há menos margem para pensar a estrutura de acordo com os objetivos de marketing, comunicação e vendas.

O tamanho também pode enganar. Uma montagem imponente nem sempre é a mais eficiente. Dependendo do projeto, pode dificultar a entrada, prejudicar a circulação ou ocupar uma área que seria mais útil para demonstrações de produtos e conversas com potenciais clientes.

A lógica muda conforme a finalidade da participação. Quem precisa demonstrar um equipamento deve garantir que o produto esteja visível e acessível. Uma empresa interessada em prospecção pode precisar de áreas reservadas para reuniões. Em outros casos, iluminação adequada, conforto e organização resolvem melhor o problema do que uma estrutura de grandes proporções.

“Muitas vezes, uma boa iluminação, um layout eficiente e soluções criativas produzem mais impacto do que estruturas caras. Criatividade e planejamento costumam gerar mais resultado do que simplesmente aumentar o orçamento”, afirma Mateus.

Encerrado o evento, começa outra parte do trabalho: descobrir se o investimento valeu a pena. E a conta é mais extensa do que o preço do estande, da montagem ou da cota de patrocínio.

Passagens, transporte, hospedagem, alimentação, equipamentos, internet, materiais promocionais, seguros, taxas, tributos e horas dedicadas pela equipe precisam ser considerados. Quando parte desses gastos fica de fora, a percepção sobre o desempenho pode ser distorcida.

Felipe defende que a avaliação considere a margem de contribuição gerada pelos negócios, e não apenas o faturamento. Uma venda aumenta a receita, mas pode representar um retorno pequeno depois dos descontos e dos custos envolvidos. O tempo necessário para recuperar o capital investido também faz diferença.

Nem todo resultado aparece imediatamente. Em mercados com ciclos de venda mais longos, um contato iniciado durante uma feira pode levar meses até se transformar em contrato. Por isso, as negociações em andamento precisam ser acompanhadas, mas não devem ser contabilizadas como receita antes do fechamento.

Esse acompanhamento exige identificar de onde veio cada contato. A empresa precisa saber quem assumiu o atendimento, qual o valor potencial da oportunidade, em que estágio está a negociação e qual foi o desfecho.

“Sem essa rastreabilidade, a empresa pode deixar de reconhecer negócios efetivamente gerados pelo evento ou atribuir à ação vendas que ocorreriam de qualquer forma”, declara Felipe.

Também é preciso colocar os resultados em perspectiva. Uma feira pode gerar contratos e ainda assim custar mais para conquistar cada cliente do que outras frentes comerciais. Receita, margem, propostas emitidas, taxa de conversão e custo por oportunidade permitem uma comparação mais objetiva.

Isso não significa que visibilidade e posicionamento devam ser ignorados. Há eventos cujo principal objetivo é colocar uma marca diante de determinado público ou fortalecer sua presença em um setor. Nesses casos, alcance e repercussão são indicadores relevantes. O problema surge quando métricas de exposição são usadas para justificar um investimento que tinha como meta gerar vendas.

Com o mercado de viagens corporativas em patamar recorde e uma nova alta projetada para 2026, o volume de recursos envolvido torna a avaliação dos resultados ainda mais relevante. Participar de um evento é apenas uma parte da decisão. Saber por que estar presente, quanto investir e o que aconteceu com as oportunidades abertas naquele encontro é o que permite descobrir, meses depois, se a conta realmente fechou.